¿Pueden transmitir esa información al personal de la empresa?

¿Se puede pedir a las personas trabajadoras y visitantes ajenos a la empresa datos
sobre países que hayan visitado anteriormente, o si presentan sintomatología
relacionada con el coronavirus?

Son solo algunas de las cuestiones a las que puedes tener respuesta en este documento

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El documento, que contiene apartados específicos sobre el tratamiento de imágenes en entornos educativos, se divide en dos bloques principales. El primero detalla los principios del RGPD que deben evaluarse al tratar imágenes captadas por videocámaras con fines de seguridad, y el segundo se refiere a las imágenes captadas con otros fines.

El documento también dedica un apartado específico a uso de las llamadas tecnologías emergentes, como las camáras on board, distinguiendo entre aquellos casos en que la grabación de imágenes con esta tecnología se hace para uso doméstico de aquellos en que el fin es la obtención de pruebas para determinar posibles responsabilidades ante accidentes o incidencias de tráfico. Este apartado también aborda la captación y procesamiento de imágenes de cámaras incorporadas a drones.

Finalmente, la Guía efectúa un repaso por los supuestos en que no resulta aplicable la normativa de protección de datos, como es el tratamiento de imágenes en el ámbito exclusivamente personal y doméstico o el uso de cámaras simuladas.

Algunas de las tareas que las empresas tendrán que realizar para adaptarse a la nueva normativa, son: evaluaciones del impacto de cualquier actividad en la privacidad, auditorías regulares, revisión de políticas corporativas relacionadas con el tratamiento de datos, y programas de formación y sensibilización para los trabajadores, entre otras.

Desde hace tiempo, Clickedu cuenta con un sistema de gestión de la calidad (ISO 9001), para consolidar el compromiso de la plataforma con los máximos criterios de calidad, garantizando la trazabilidad, las buenas prácticas en materia de desarrollo y el uso de las tecnologías más innovadoras.

En una entrevista con RNE Radio 5 en el programa Educar para la paz, en el marco del Día Internacional de la Internet Segura, Ignasi Nogués, CEO de Clickedu, habló de la gran importancia de la protección de datos, concretamente en los colegios, y de los principales cambios que afectarán a los usuarios. Según Nogués, el cambio más radical que traerá el nuevo reglamento será que los datos, tanto los nuestros datos como los de otras personas, pasarán a ser propiedad nuestra.

Ignasi Nogués señaló que desde Clickedu se trabaja para ayudar a alumnos, padres, profesores, personal de dirección y secretaría a entender mejor Internet y facilitarles un entorno seguro donde poder llevar a cabo sus actividades, con el fin de ayudarles a moverse por una red cada vez más amplia y compleja.

Clickedu es un punto de encuentro y de comunicación entre el centro y las familias, que favorece la mejora de la calidad educativa, la reducción del fracaso escolar o la detección de trastornos alimentarios, entre otros. Actualmente está presente en más de 600 centros de España, y ha iniciado su expansión por los mercados latinoamericano y anglosajón. La app de Clickedu, con más de 110.000 descargas, se sitúa en el listado de aplicaciones móviles más populares de educación para iOS y Android en España.

A continuación exponemos las novedades más significativas en el envío de campañas de publicidad o marketing a los padres o tutores de los alumnos: 

1. Consentimiento de los padres o tutores para remitirles las campañas de marketing

Actualmente son legales los consentimientos tácitos para datos básicos; como poner un pequeño texto debajo de los formularios de contacto que pongan “acepto la política de privacidad” o darlo por supuesto por el solo hecho de suscribirse voluntariamente.

El nuevo Reglamento europeo exige que el consentimiento, para que sea válido, cumpla algunos requisitos: debe ser libre, informado, específico e inequívoco. Se trata de un requisito más estricto ya que el consentimiento no podrá entenderse concedido implícitamente (consentimiento tácito). El nuevo Reglamento prevé que el consentimiento debe ser explícito, especialmente en casos como autorizar el tratamiento de datos sensibles.

Además, deberá ser verificable. Esto significa que debe poderse acreditar en todo momento este consentimiento. Para ello es necesario actualizar los sistemas de registro del consentimiento, de lo contrario acarrearía problemas ante una auditoría o inspección.

En todos los formularios de recogida de datos personales para el envío de publicidad habrá que incluir una casilla de verificación que obligue al receptor a marcarla, en de que esté marcada por defecto.

Las direcciones de correo electrónico, cuando no están referidos al puesto de trabajo o actividad profesional, son datos personales y por tanto son intransferibles.

2. Información clara y transparente

Se debe informar a los padres y tutores de los siguientes puntos:

• Objeto y finalidad del tratamiento a que se destinan los datos personales y la base jurídica del tratamiento.
• Identidad de los destinatarios o las categorías de destinatarios de los datos personales.
• Identidad del responsable de la gestión y, si procede, del delegado de protección de datos.
• Medidas de seguridad, técnicas y organizativas aplicables.
• Plazo durante el cual se conservarán los datos personales o, cuando no sea posible, los criterios utilizados para determinar este plazo, lo que constituye una novedad sobre el anterior reglamento.
• Sobre la existencia del derecho a solicitar al responsable del tratamiento el acceso a los datos personales que haya facilitado, su rectificación o supresión, limitación de su tratamiento, o a oponerse al tratamiento, así como el derecho a la portabilidad de los datos.
• Posibilidad de ejercitar el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control.
• De la cesión de datos a terceros, ya sea por necesidad para la prestación de los servicios educativos, o por imposición legal.
• Existencia de decisiones automatizas, incluida la elaboración de perfiles, información significativa sobre la lógica aplicada, así como la importancia y las consecuencias previstas de dicho tratamiento para el interesado.
• De las posibles consecuencias de no facilitar tales datos.

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Todo esto puede estar desarrollados en cláusulas informativas que se incluyan en todos los sistemas de captura o introducirlas en la política de privacidad.

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En la práctica esta Responsabilidad Activa requiere que los responsables analicen qué datos tratan, con qué finalidades lo hacen y qué tipo de operaciones de tratamiento llevan a cabo. A partir de este conocimiento deben determinar de forma explícita la manera en que aplicarán las medidas que el RGPD prevé, asegurándose de que esas medidas son las adecuadas para cumplir con el mismo y de que pueden demostrarlo ante los interesados y ante las autoridades de supervisión.

Las principales novedades que van a afectar de una manera directa al sector educativo son:

1. Los responsables del tratamiento, centros y administraciones educativas deberán realizar una valoración del riesgo que implique el tratamiento de datos que realicen o vayan a realizar (pérdida, destrucción o alteración por mero accidente o de forma ilícita o acceso no autorizado), con la finalidad de implantar las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias.

2. Los centros y las administraciones educativas, cuando planifiquen servicios o productos que impliquen tratamiento de datos personales, desde su inicio deberán tener en cuenta los riesgos que pueda entrañar para la protección de datos y aplicar las medidas de seguridad necesarias para proteger de forma efectiva los derechos de los alumnos y de los demás colectivos de quienes traten sus datos. Igualmente, adoptarán las medidas que, por defecto, garanticen que sólo se tratarán los datos necesarios para la finalidad para la que se recabaron y que no estén accesibles a un número indeterminado de personas.

3. Necesidad de realizar Evaluaciones de impacto del tratamiento de los datos en los siguientes supuestos, que se completarán con los que decidan la Agencia Española de Protección de Datos o las autoridades autonómicas correspondientes:

• Tratamiento a gran escala de datos sensibles (origen étnico o racial, opiniones políticas, convicciones religiosas o filosóficas, afiliación sindical, datos genéticos, biométricos, de salud y los relativos a la vida u orientación sexual).
• Observación sistemática a gran escala de una zona de acceso público (videovigilancia).
• Elaboración de perfiles sobre cuya base se tomen decisiones que produzcan efectos jurídicos sobre los interesados o les afecte de modo similar.

4. La designación de un Delegado de Protección de Datos (DPO) será obligatoria en los centros educativos, en los términos que disponga la futura normativa que modificará la Ley Orgánica de Protección de Datos –actualmente en fase de Proyecto de Ley-. Está figura será esencial y supondrá una mayor garantía de cumplimiento para los Centros, al ser un supervisor más cualificado, así como un punto de conexión entre las autoridades de control y los interesados.

5. Se suprime la obligación de inscripción de los ficheros de datos de carácter personal en el Registro General de Protección de Datos, pero a cambio se deberá llevar un registro de actividades de tratamiento que contenga la siguiente información:

• el nombre y los datos de contacto del responsable y, en su caso, del representante del responsable y del delegado de protección de datos;
• los fines del tratamiento;
• una descripción de las categorías de interesados y de las categorías de datos personales;
• las categorías de destinatarios a quienes se comuniquen los datos personales, incluidos los destinatarios en terceros países u organizaciones internacionales;
• en su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país o una organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional;
• cuando sea posible, los plazos previstos para la supresión de las diferentes categorías de datos;
• cuando sea posible, una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad.

6. El consentimiento de los alumnos o de sus padres o tutores no se podrá obtener de forma tácita, se necesita al menos una clara acción afirmativa del interesado.

7. El tratamiento de datos sensibles para transferencias internacionales de datos o para otras finalidades diferentes a las puramente educativas el consentimiento además deberá ser expreso, ejemplo de esto último son la recogida de fotos para publicación en web o redes sociales o la utilización de grupos de Whatsapp.

8. Cuando se produzca la sustracción, destrucción, pérdida, alteración, comunicación o acceso no autorizado, que afecte a los derechos y libertades de las personas, y se tenga conocimiento fehaciente de ello, se deberá comunicar esta Violación de Seguridad, en un plazo máximo de 72 horas, a la Agencia Española de Protección de Datos o a la Autoridad autonómica correspondiente y, en su caso, también a los afectados.

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A través de este acuerdo, todos los centros asociados podrán acceder al servicio de asesoría y gestión en la protección de datos que ofrece Mesher con un precio muy ventajoso respecto a las condiciones de mercado y con un servicio individualizado, atendiendo a las características de cada centro educativo y de formación. Mesher cuenta con más de quince años de experiencia en centros docentes que avalan la calidad de sus servicios y la excelencia como objetivo.

Este servicio ha sido muy demandado por los centros asociados ya que es una necesidad de naturaleza compleja en el sector educativo, especialmente desde la educación infantil hasta el bachillerato, y en enseñanzas no regladas. El motivo es que su alumnado es, en su inmensa mayoría, menor de edad y los centros deben reunir una gran cantidad de información personal y familiar que exige un tratamiento muy riguroso. Precisamente Mesher subraya que «los centros educativos son especialmente sensibles al tratar datos de menores de tan diversa naturaleza (académicos, psicopedagógicos, familiares, etc.), siendo esencial que se adapten a la nueva Normativa Europea de Protección de Datos que conlleva una responsabilidad activa en el tratamiento de la información».

«La información será la propiedad más valiosa del futuro»

La firma de este acuerdo se alcanza en un momento excepcional para que los centros asociados puedan adaptar sus protocolos a este nuevo Reglamento General de Protección de Datos, que a partir del 25 de mayo de 2018 tendrá aplicabilidad plena en toda la Unión Europea.

El convenio fue formalizado el 27 de noviembre entre David Díaz, director general de Mesher, y Jesús Núñez presidente de ACADE y Fundel.

Más información:

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• MESHER CONSULTING DATA, SL
• Oficinas: Avenida Verbena de la Paloma, 12, 28041 Madrid
  • Calle Toledo, 15, 28901 Getafe, Madrid.
• Teléfono: 91 352 56 39
• Correo electrónico: info@mesher.es
• www.mesher.es
• Descárguese las Novedades del Reglamento de Protección de Datos

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